Come trascrivere e riassumere una riunione su Android

Guida passo passo per registrare, trascrivere e riassumere una riunione su Android con RecapAI. Copre consenso, configurazione della registrazione, revisione e condivisione.

5 gen 2026Updated 21 apr 2026

Risposta rapida

Per trascrivere e riassumere una riunione con RecapAI: chiedi il consenso a tutti i partecipanti, apri RecapAI e avvia la registrazione prima dell'inizio, fermala alla fine, aspetta che l'AI generi trascrizione e riassunto, rivedi per accuratezza e condividi o esporta. L'intero processo post-riunione richiede circa 2-3 minuti.

Cosa ti serve prima di iniziare

RecapAI installata dal Google Play Store.
Il consenso di tutti i partecipanti alla riunione, prima di iniziare a registrare.
Il telefono carico (registrare per 45-60 minuti consuma una quantità di batteria non trascurabile).
Una stanza relativamente silenziosa o un buon posizionamento del microfono per la qualità audio.

Passaggio 1: chiedi il consenso a registrare (nota legale ed etica)

Prima di aprire RecapAI, parla con le persone in riunione. Registrare una conversazione senza che i partecipanti lo sappiano e ne diano il consenso è un problema legale nella maggior parte delle giurisdizioni. Anche dove le leggi sul consenso di una sola parte si applicano sul piano tecnico, registrare senza dirlo danneggia la fiducia ed è una cattiva prassi.

L'approccio più semplice è una dichiarazione verbale all'inizio: "Registro questa conversazione sul telefono per i miei appunti. La registrazione resta privata. Per tutti va bene?".

Per le riunioni ricorrenti con lo stesso gruppo, puoi stabilire una norma permanente. Una volta che i partecipanti capiscono come usi le registrazioni (riferimento personale, non condivise all'esterno senza chiederlo), la maggior parte si trova a proprio agio.

Se qualcuno è contrario, non registrare. Per quella riunione, prendi appunti a mano.

Passaggio 2: apri RecapAI e avvia la registrazione

Una volta avuto il consenso, apri RecapAI e tocca il pulsante di registrazione. Appoggia il telefono sul tavolo davanti a te, o più vicino a chi parla più forte se il gruppo è grande. Schermo verso l'alto, vicino al centro del tavolo, funziona bene per le riunioni di piccolo gruppo.

Controlla l'indicatore di input audio per confermare che la registrazione sia attiva. Durante la riunione non devi fare altro. Lascia RecapAI aperta e in esecuzione.

Se la riunione è di persona, tieni il telefono collegato o assicurati che abbia carica a sufficienza. Un'ora di registrazione con lo schermo attivo consuma parecchia batteria.

Per le riunioni da remoto (videochiamate), puoi registrare l'audio dal telefono se partecipi via telefono. Se sei al laptop, ci sono altri approcci di registrazione, ma RecapAI dà il meglio nel suo caso d'uso più diretto: registrare quello che succede nel tuo spazio fisico.

Passaggio 3: lasciala girare

Durante la riunione, concentrati sulla partecipazione. Il senso è proprio quello. Non devi interagire con RecapAI mentre sta registrando. Non preoccuparti di catturare momenti specifici. La registrazione cattura tutto.

Unica nota pratica: se ci sono periodi di rumore di fondo significativo (qualcuno che tossisce in continuazione, traffico, una conversazione parallela), influenzeranno la qualità della trascrizione di quei segmenti. Nella maggior parte dei casi sono brevi e l'AI li gestisce in modo adeguato.

Passaggio 4: ferma la registrazione e avvia la trascrizione

Quando la riunione finisce, apri RecapAI e ferma la registrazione. L'app ti chiederà di avviare la trascrizione.

Tocca per confermare. Il tempo di elaborazione varia in base alla durata della registrazione e al carico del server. Durante questa fase RecapAI carica ed elabora l'audio. Tieni l'app aperta o lasciala girare in background.

Quando la trascrizione è pronta, RecapAI genera in automatico il riassunto AI.

Passaggio 5: rivedi il riassunto e cerca gli errori

Il riassunto in genere copre:

Argomenti principali discussi.
Decisioni chiave prese.
Punti d'azione con i responsabili nominati, se citati esplicitamente.
Domande aperte o punti rimandati a un follow-up.

Leggi il riassunto per intero prima di usarlo o condividerlo. Controlla:

Affermazioni attribuite male. Le riunioni con più parlanti a volte producono attribuzioni alla persona sbagliata. Capita più spesso quando i parlanti hanno voci simili o quando più persone si sono sovrapposte. Correggi eventuali errori di attribuzione prima di condividere.

Punti chiave mancanti. Se una decisione importante è stata presa quasi di sfuggita a metà conversazione, l'AI potrebbe non averle dato il giusto peso. Se nel riassunto manca qualcosa di importante, trovalo nella trascrizione (ricercabile in RecapAI) e annotalo a mano.

Termini tecnici o nomi propri. I nomi dei progetti, i nomi dei clienti e il gergo tecnico a volte compaiono nella trascrizione con errori. Correggili, soprattutto in qualsiasi versione che pensi di condividere.

Passaggio 6: condividi o esporta

Una volta che il riassunto ti convince, condividilo o esportalo.

Opzioni dentro RecapAI:

Copia il riassunto negli appunti e incollalo in un'email, su Slack o in un'app di note.
Condividi direttamente tramite il foglio di condivisione Android verso qualsiasi app del dispositivo.
Esporta come file di testo se devi archiviarlo.

Per le riunioni di team, incolla il riassunto nel thread del progetto, nel documento condiviso o nel canale delle note di riunione. Per le riunioni con i clienti, incolla le decisioni chiave e i punti d'azione nel CRM o nell'email di follow-up.

Problemi comuni

La trascrizione non riconosce i nomi. Il riconoscimento dei nomi è una delle parti più difficili della trascrizione audio. Se i partecipanti vengono citati solo per nome e l'AI non ha contesto, può produrre "parlante 1" o saltare del tutto l'attribuzione. Il riassunto di solito cattura cosa è stato detto; l'attribuzione potrebbe richiedere una correzione manuale. Citare i nomi dei partecipanti durante la riunione (per esempio "come diceva Giacomo...") aiuta l'AI ad associare nomi e voci.

Il riassunto salta un punto chiave. Cerca nella trascrizione la sezione e rivedi il testo grezzo. La trascrizione, con ogni probabilità, ha catturato la frase. L'AI può averle dato meno peso rispetto a discussioni più rilevanti. Annota il punto mancante a mano e aggiungilo alla tua copia del riassunto. Se un argomento viene saltato in modo costante, considera di esplicitarlo di più nella riunione (una frase chiara come "quindi decidiamo X" è molto più facile da estrarre per l'AI).

La qualità audio è scarsa e la trascrizione è piena di errori. L'audio scadente è la causa più comune di una trascrizione di bassa qualità. Migliora la situazione: avvicina il telefono ai parlanti, usa un microfono esterno se ne hai uno, riduci al minimo il rumore di fondo, chiudi finestre o porte per attenuare il rumore ambientale. Un microfono esterno di base collegato alla porta USB-C del telefono fa una differenza notevole nelle sessioni di gruppo.

FAQ

Posso trascrivere una riunione che non ho registrato con RecapAI? Sì. Se hai un file audio esistente da un'altra app di registrazione, puoi importarlo in RecapAI per la trascrizione. Cerca l'opzione di importazione nell'app.

Quanto può essere lunga una registrazione? RecapAI gestisce registrazioni fino a diverse ore. Quelle più lunghe richiedono più tempo per la trascrizione, ma il processo è lo stesso. Per registrazioni molto lunghe (un workshop di un'intera giornata), valuta di spezzare in segmenti alle pause naturali.

La trascrizione è salvata sul dispositivo o nel cloud? L'audio viene inviato ai server di Appfinity per la trascrizione e non viene conservato al termine dell'elaborazione. Trascrizione e riassunto, una volta completati, sono salvati sul tuo dispositivo. Il backup cloud delle trascrizioni è opzionale. Se gestisci contenuti di riunioni riservati, controlla l'informativa sulla privacy e tieni disattivato il backup cloud, se serve.